Pour mener à bien une réunion, qu’elle se fasse avec toutes les personnes autour de la table ou à distance, certains matériels doivent être mis à disposition des participants. Dans le cadre de nos prestations de location de salle de réunion à Rives (proche de Voiron et Moirans), nous veillons à ce que le matériel de base, récent, soit opérationnel pour vous permettre de partager vos fichiers, vos présentations, vos vidéos.
Zoom sur ce qui rend une salle de réunion attractive, avec l’offre de base qui vous permettra de mener à bien votre session.
Pour toute réunion qui doit se réaliser physiquement, du matériel de base doit être mis à disposition. On doit par exemple retrouver au minimum un tableau blanc magnétique ou un paperboard (pour les salles moins modernes) sur lequel le présentateur pourra dessiner quelques croquis pour poursuivre son argumentation.
La salle de réunion devra également être équipée d’un vidéoprojecteur récent pour permettre de projeter les différentes slides liées à la présentation. Ce vidéoprojecteur, pour plus de confort, doit être accompagné d’une télécommande pour le piloter, ainsi que de plusieurs fiches pour le raccord à l’ordinateur (S-Vidéo, VGA, HDMI, YUV). Pour s’assurer de la compatibilité de la connectique avec l’ordinateur du présentateur, la mise à disposition d’un adaptateur permettra d’éviter bien des déboires et de pertes de temps en début de réunion.
Enfin, avoir la possibilité pour les intervenants d’accéder à Internet sera un plus non négligeable pendant le déroulement de la réunion. Il est parfois nécessaire d’envoyer des emails pour obtenir des liens ou fichiers nécessaires à la réunion, internet étant ici un élément indispensable pour procéder à cet échange d’information.
Bien entendu, si la présence d’un vidéoprojecteur avec sa connectique et d’Internet sont les deux éléments pivots d’une réunion bien réussie, certains petits plus peuvent être appréciés par les participants. On peut noter par exemple la présence d’une climatisation qui sera fort appréciée si de nombreux participants se trouvent dans une salle exigüe. La mise à disposition d’une cafetière ou de thé peut également ajouter une touche de convivialité tant recherchée par une partie des participants.
Pour permettre aux participants à distances de mieux observer ce qu’il se passe dans la salle de réunion, la présence d’une webcam HD sera également bien appréciée. Enfin, pour celles et ceux qui viennent en voiture, la mise à disposition d’un parking privé évitera bien du stress et des tracas aux participants.